Polityka Prywatności

1. Administrator Danych

Administratorem danych osobowych zakładających konto Użytkowników w serwisie Autopulpit.pl jest Wojciech Bogus, prowadzący działalność nierejestrowaną, ul. Chabrowa 23/9, 52-200 Wysoka. Kontakt: kontakt@autopulpit.pl.

2. Rola Usługodawcy jako Procesora (Umowa Powierzenia)

Z uwagi na charakter platformy SaaS, głównym przedmiotem działania Autopulpit.pl jest przetwarzanie danych klientów dzwoniących do firm naszych Użytkowników. System automatycznie obsługuje połączenia głosowe, co wiąże się z nagrywaniem rozmów, generowaniem transkrypcji oraz przetwarzaniem numerów telefonów dzwoniących osób. Numer telefonu osoby dzwoniącej może być również porównywany z numerem przypisanym do istniejącej rezerwacji – wyłącznie po to, by na prośbę tej osoby przełożyć lub odwołać jej wizytę (funkcja opcjonalna, którą Użytkownik może wyłączyć w Panelu Klienta). W tym zakresie:

• Użytkownik (Właściciel Firmy) jest wyłącznym Administratorem Danych swoich klientów. To na Użytkowniku spoczywa obowiązek informacyjny wynikający z RODO (m.in. poinformowanie rozmówcy o nagrywaniu, co asystent Autopulpit.pl czyni automatycznie podczas pierwszego zdania rozmowy na życzenie Użytkownika).
• Usługodawca (Autopulpit.pl) pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego (Procesora), działającego na udokumentowane polecenie Użytkownika na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych zintegrowanej w Regulaminie Serwisu (art. 28 RODO).

3. Cel i podstawa przetwarzania danych

• Świadczenie usług SaaS: Przetwarzamy Twoje dane (e-mail, nazwa firmy) w celu obsługi konta w aplikacji i realizacji usługi wirtualnej recepcji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Rozliczenia finansowe: Przetwarzamy dane rozliczeniowe (NIP, adres, dane z przelewów) w celu realizacji płatności, prowadzenia księgowości oraz wywiązywania się z obowiązków podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Obsługa zapytań kontaktowych: Przetwarzamy Twoje dane podane w formularzu kontaktowym (imię, e-mail) wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Zapewnienie bezpieczeństwa: Przetwarzamy niezbędne logi techniczne i adresy IP w celu utrzymania bezpieczeństwa infrastruktury, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Odbiorcy danych i Transfer poza EOG

W celu zapewnienia najwyższej jakości usług wirtualnego asystenta, powierzamy część danych technicznych i operacyjnych starannie wyselekcjonowanym dostawcom zewnętrznym (subprocesorom):

Oprócz dostawców technologicznych, odbiorcami Twoich danych rozliczeniowych mogą być również:

• Biuro rachunkowe: Zewnętrzny podmiot świadczący usługi księgowe na rzecz Usługodawcy (w przypadku wystawiania rachunków lub faktur).
• Podmioty państwowe: Organy administracji państwowej, w przypadku wywiązywania się przez Usługodawcę z obowiązków nałożonych przepisami prawa.

5. Integracje z systemami kalendarzy (Google Calendar API)

1. Cel integracji: Aplikacja Autopulpit.pl oferuje możliwość integracji z usługą Google Calendar. Integracja ta pozwala wirtualnemu asystentowi AI na sprawdzanie dostępności terminów w czasie rzeczywistym oraz automatyczne dodawanie rezerwacji bezpośrednio do grafiku Użytkownika, co jest kluczowe dla funkcjonowania usługi.
2. Zakres zbieranych danych: Autoryzacja następuje poprzez bezpieczny protokół OAuth 2.0. Aplikacja uzyskuje dostęp wyłącznie w niezbędnym zakresie, pozwalającym na odczyt zajętości oraz zapis nowych wydarzeń (m.in. scope dla Google: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events). Przechowujemy wyłącznie tokeny autoryzacyjne.
3. Wykorzystanie danych: Dane z kalendarzy (oraz imiona lub numery klientów tam wpisanych) są przetwarzane w locie wyłącznie w celu zablokowania terminu spotkania, a jeśli Użytkownik nie wyłączy tej funkcji – także w celu zmiany terminu lub odwołania spotkania na prośbę klienta, po weryfikacji numeru telefonu, z którego dzwoni.
4. Brak udostępniania podmiotom trzecim: Danych pozyskanych z konta Google Użytkownika nigdy nie sprzedajemy, nie wykorzystujemy do celów reklamowych i nie przekazujemy na zewnątrz (z wyjątkiem ich zaszyfrowanego przepływu do warstwy analitycznej AI obsługującej połączenie telefoniczne w celu znalezienia wolnej daty).
5. Ograniczone użycie: Wykorzystanie przez Autopulpit.pl informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz przekazywanie ich dalej odbywa się w pełnej zgodności z Polityką danych użytkownika usług API Google, w tym z rygorystycznymi wymogami tzw. Ograniczonego Użycia (Limited Use requirements).
6. Odwołanie dostępu: Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie cofnąć dostęp do kalendarzy z poziomu ustawień integracji w swoim Panelu Klienta (sekcja Ustawienia), a także bezpośrednio w ustawieniach bezpieczeństwa konta Google.

6. Retencja (Czas przechowywania danych)

• Dane konta Użytkownika (e-mail, profil): W przypadku rezygnacji i braku aktywności, dane konta przechowujemy przez okres 3 lat od momentu wygaśnięcia ostatniego abonamentu (z uwagi na ustawowy okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych w relacjach gospodarczych).
• Dane bilingowe i podatkowe: Zgodnie z polskim prawem, dane związane z rozliczeniami (np. faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów) przechowujemy przez okres 5 lat podatkowych.
• Dane operacyjne (powierzone nagrania): W trosce o najwyższe standardy prywatności rozmówców dzwoniących do Twojej firmy, dane operacyjne powierzone przez Użytkownika (transkrypcje rozmów, numery telefonów dzwoniących klientów, pliki audio z nagraniami) są nieodwracalnie usuwane z naszych aktywnych baz danych w terminie 30 dni od zaprzestania korzystania z systemu lub wygaśnięcia subskrypcji.
• Zapytania z formularza kontaktowego: Dane z formularza przechowujemy przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, a następnie w celach archiwalnych (obrona przed ewentualnymi roszczeniami) przez okres maksymalnie 3 lat.
• Logi techniczne i adresy IP: Przechowujemy przez okres maksymalnie 6 miesięcy od ich zarejestrowania, w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki infrastruktury.

7. Pliki Cookies

Nasz Serwis wykorzystuje wyłącznie "Niezbędne" (sesyjne) pliki cookies, które są absolutnie wymagane do prawidłowego działania mechanizmów autoryzacji, logowania do panelu oraz utrzymania bezpiecznej sesji Użytkownika (obsługiwane w większości przez protokoły platformy Supabase). Nie stosujemy analitycznych ani marketingowych plików cookies (tzw. trackerów) śledzących Twoją aktywność poza Serwisem, w związku z czym nie wymaga się wyświetlania okna wyboru (banera zgody) z opcją ich odrzucenia.

8. Zabezpieczenia i ochrona danych wrażliwych

Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych, stosując rygorystyczne mechanizmy ochrony infrastruktury oraz danych wrażliwych:

• Szyfrowanie w tranzycie: Wszystkie dane przesyłane pomiędzy Twoją przeglądarką a naszymi serwerami, a także pomiędzy naszą aplikacją a zewnętrznymi interfejsami (w tym Google Calendar API) są w pełni szyfrowane z użyciem najnowszych standardów TLS (HTTPS).
• Szyfrowanie w spoczynku (Encryption at rest): Dane zapisane na dyskach naszych serwerów bazodanowych, w tym w szczególności wrażliwe tokeny uwierzytelniające integracje (OAuth Tokens), są kryptograficznie zabezpieczone.
• Izolacja i kontrola dostępu: Infrastruktura oparta jest na mechanizmach uwierzytelniania na poziomie wierszy (Row Level Security - RLS), co gwarantuje ścisłą izolację – dostęp do tokenów integracyjnych oraz informacji billingowych ma wyłącznie system serwerowy oraz autoryzowany właściciel danego konta.
• Bezpieczeństwo tokenów: Poświadczenia (Access/Refresh Tokens) używane do integracji kalendarzy są przetwarzane w środowisku zabezpieczonego backendu i ukrywane przed ekspozycją w klienckiej warstwie przeglądarki użytkownika.