←Wróć
AP
Załóż konto

Regulamin Serwisu

Ostatnia aktualizacja: 1 września 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne i Definicje

  1. Serwis Autopulpit.pl (zwany dalej „Serwisem” lub „Usługodawcą”) prowadzony jest przez Wojciecha Bogusa, w ramach działalności nierejestrowanej.
  2. Adres do doręczeń: ul. Chabrowa 23/9, 52-200 Wysoka.
  3. Adres e-mail do kontaktu we wszelkich sprawach związanych z funkcjonowaniem Serwisu: kontakt@autopulpit.pl.
  4. Serwis świadczy usługi drogą elektroniczną w modelu SaaS (Software as a Service), polegające na udostępnieniu narzędzi informatycznych do konfiguracji i korzystania z wirtualnych asystentów głosowych AI.
  5. Poniższe pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
    • Użytkownik – każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z usług Serwisu po zarejestrowaniu konta.
    • Konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
    • Przedsiębiorca na prawach konsumenta (JDG) – osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego. Wszędzie tam, gdzie Regulamin przyznaje uprawnienia Konsumentom, dotyczą one również Przedsiębiorców na prawach konsumenta.
    • Użytkownik biznesowy (B2B) – każdy Użytkownik niebędący Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta.

§ 2. Wymagania techniczne i Zasady korzystania

  1. Do prawidłowego korzystania z Serwisu niezbędne jest urządzenie z dostępem do sieci Internet oraz nowoczesna przeglądarka internetowa (np. Chrome, Firefox, Safari) z włączoną obsługą języka JavaScript oraz plików cookies niezbędnych do logowania.
  2. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz niniejszym Regulaminem.
  3. Bezwzględnie zabronione jest wykorzystywanie wirtualnych asystentów AI do działań niezgodnych z prawem, w tym: rozsyłania niezamówionych informacji handlowych (spam), prób wyłudzania danych (phishing), nękania (stalking) lub podszywania się pod inne podmioty bez ich zgody.

§ 3. Zakres usług, Abonament i Płatności

  1. Dostęp do pełnej funkcjonalności Serwisu (wirtualna recepcja, generowanie transkrypcji, zapisy w kalendarzu) jest usługą odpłatną, świadczoną w modelu subskrypcyjnym (abonamentowym). Usługa ma charakter ciągły.
  2. Płatności realizowane są z góry za wybrany okres rozliczeniowy (np. 1 miesiąc), za pomocą szybkiego przelewu internetowego (operator Dpay) z poziomu Panelu Klienta.
  3. Usługa wdrożenia asystenta i przypisania zasobów zostaje aktywowana automatycznie po poprawnym przetworzeniu i zaksięgowaniu transakcji przez operatora płatności.
  4. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie. W celu nieprzerwanego korzystania z usługi, Użytkownik zobowiązany jest do ręcznego wniesienia opłaty za kolejny okres przed wygaśnięciem aktualnego abonamentu.
  5. Niewykorzystane minuty połączeń przypisane do danego okresu rozliczeniowego przepadają i nie przechodzą na kolejny miesiąc, chyba że indywidualna umowa stanowi inaczej.
  6. Na wyraźne życzenie Użytkownika, Usługodawca wystawia imienny dowód zakupu (rachunek lub fakturę bez VAT) za zrealizowaną usługę.

§ 4. Prawo odstąpienia od umowy

  1. W przypadku Użytkowników biznesowych (B2B), prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje, a wniesione opłaty abonamentowe nie podlegają zwrotowi, chyba że Usługodawca zadecyduje inaczej.
  2. Użytkownik będący Konsumentem ma prawo odstąpić od umowy o świadczenie usług w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny, wysyłając oświadczenie na adres e-mail: kontakt@autopulpit.pl.
  3. Użytkownik będący Konsumentem podczas składania zamówienia (opłacania subskrypcji w panelu) wyraźnie żąda rozpoczęcia świadczenia usług przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie od umowy, w celu niezwłocznego rozpoczęcia prac konfiguracyjnych asystenta.
  4. Jeżeli Konsument zażądał rozpoczęcia świadczenia usług przed upływem terminu do odstąpienia, a następnie skorzysta z prawa do odstąpienia, zgodnie z art. 35 Ustawy o prawach konsumenta, ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia. Kwota do zapłaty zostanie obliczona proporcjonalnie na podstawie wykorzystanych w tym czasie minut systemu AI oraz rozpoczętych prac konfiguracyjnych.

§ 5. Dostępność usługi (SLA) i Reklamacje

  1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Serwis i przypisani do niego wirtualni asystenci byli dostępni nieprzerwanie, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania krótkich przerw technicznych (okien serwisowych) niezbędnych do aktualizacji, rozbudowy lub konserwacji infrastruktury. O planowanych przerwach trwających dłużej niż 15 minut Użytkownicy będą informowani z odpowiednim wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty e-mail lub panelu klienta.
  3. Wszelkie zakłócenia w funkcjonowaniu Serwisu, uwagi i reklamacje Użytkownik może zgłaszać drogą elektroniczną na adres: kontakt@autopulpit.pl.
  4. Reklamacja powinna zawierać dane Użytkownika, opis problemu oraz ewentualne sugestie dotyczące rozwiązania.
  5. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania i poinformuje Użytkownika o rozstrzygnięciu drogą e-mailową.

§ 6. Odpowiedzialność i Integracje z usługami trzecimi

  1. Z uwagi na innowacyjny charakter technologii opartej na sztucznej inteligencji, Usługodawca nie jest w stanie zagwarantować w 100% bezbłędnej interpretacji mowy, intencji rozmówcy ani działania generatywnych modeli językowych. Ostateczna weryfikacja zapisów dokonanych przez AI w kalendarzu leży po stronie Użytkownika.
  2. Asystent może przełożyć lub odwołać wizytę, jeżeli numer telefonu, z którego dzwoni klient, jest zgodny z numerem przypisanym do wizyty. Funkcja jest opcjonalna – Użytkownik może ją wyłączyć w Panelu Klienta. Weryfikacja na podstawie numeru telefonu nie wyklucza sytuacji, w których z numeru korzysta inna osoba albo numer zostanie podszyty przez osobę trzecią, dlatego o każdej takiej zmianie Użytkownik otrzymuje powiadomienie i powinien ją zweryfikować. Wizyty odwołane w ten sposób pozostają w kalendarzu z oznaczeniem „ODWOŁANA” i nie blokują terminu.
  3. W ramach usług, Serwis umożliwia zintegrowanie konta Użytkownika z usługami dostarczanymi przez podmioty trzecie, w szczególności z usługą Kalendarza Google (Google Calendar). Wymaga to autoryzacji (w tym przez bezpieczny protokół OAuth) i wyrażenia zgody na dostęp do kalendarzy z poziomu interfejsów tych podmiotów.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za awarie, przestoje lub usunięcie danych wynikające bezpośrednio z winy podmiotów zewnętrznych, wyłączenia ich interfejsów (API) lub zmian ich wewnętrznych regulaminów (np. Google).
  5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody, utracone korzyści, niewykonane lub podwójnie zapisane usługi Użytkownika wynikające z niewłaściwej konfiguracji kalendarza przez samego Użytkownika.
  6. Maksymalna odpowiedzialność finansowa Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług wobec Użytkowników biznesowych (B2B) ograniczona jest do kwoty równej ostatnio wniesionej jednomiesięcznej opłacie abonamentowej. Ograniczenie to nie dotyczy Konsumentów.

§ 7. Rezygnacja, Rozwiązanie umowy i Retencja danych

  1. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z korzystania z Serwisu, co skutkuje brakiem odnowienia abonamentu na kolejny okres rozliczeniowy.
  2. Wraz z datą wygaśnięcia opłaconego abonamentu, dostęp do panelu klienta oraz wirtualnej bramki AI Użytkownika zostaje zablokowany (zawieszenie konta).
  3. Mając na uwadze zasadę minimalizacji przechowywania danych (RODO), po upływie 30 dni od momentu wygaśnięcia abonamentu, wszelkie wrażliwe dane operacyjne powiązane z firmą Użytkownika – w tym: logi połączeń, numery telefonów dzwoniących, nagrania audio (MP3/WAV), oraz ich transkrypcje – zostają trwale usunięte z operacyjnych baz danych Usługodawcy. Ewentualne zautomatyzowane kopie zapasowe (backupy) serwerów podlegają nadpisaniu zgodnie z ich własnym cyklem rotacji (zwykle nie dłużej niż 30 do 90 dni), z zachowaniem braku dostępu operacyjnego do tych danych.
  4. W okresie 30 dni od zawieszenia konta, na pisemną prośbę Użytkownika, Usługodawca może jednorazowo przywrócić dostęp do konta w celu wyeksportowania danych, pod warunkiem uregulowania stosownej opłaty aktywacyjnej lub nowej subskrypcji.

§ 8. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (RODO)

  1. Ze względu na fakt, iż system Autopulpit.pl automatycznie nagrywa rozmowy, generuje transkrypcje i przetwarza numery telefonów klientów dzwoniących do firmy Użytkownika, Użytkownik pełniący rolę Administratora Danych Osobowych swoich klientów, powierza ich przetwarzanie Usługodawcy. Usługodawca w tym stosunku występuje jako Podmiot Przetwarzający (Procesor).
  2. Założenie konta i akceptacja niniejszego Regulaminu stanowi równocześnie zawarcie prawnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
  3. Zakres i cel: Przetwarzanie obejmuje dane zwykłe (numery telefonów, imiona, nazwiska podawane w rozmowie, nagrania głosu oraz treść konwersacji) jak i ewentualne zapisy wprowadzane przez system do udostępnionych kalendarzy Użytkownika. Celem przetwarzania jest wyłącznie świadczenie na rzecz Użytkownika usług wirtualnego asystenta AI oraz umożliwienie Użytkownikowi przeglądania tych danych w Panelu i zarządzania swoimi wizytami. Przetwarzanie trwa przez okres obowiązywania subskrypcji oraz do 30 dni po jej zakończeniu (okres retencji wskazany w §7).
  4. Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego: Usługodawca zobowiązuje się do:
    1. przetwarzania powierzonych danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika (którym jest m.in. aktywacja funkcji w panelu lub podłączenie integracji kalendarza),
    2. zapewnienia, aby osoby upoważnione przez Usługodawcę do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania pełnej tajemnicy,
    3. podjęcia wszelkich niezbędnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku (art. 32 RODO),
    4. wspierania Użytkownika w miarę możliwości technicznych w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób (rozmówców), których dane dotyczą,
    5. zgłoszenia Użytkownikowi każdego stwierdzonego naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego wykrycia,
    6. usunięcia lub zwrotu wszelkich powierzonych danych po zakończeniu świadczenia usług,
    7. niezwłocznego poinformowania Użytkownika, jeżeli w ocenie Usługodawcy wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów RODO lub innych przepisów o ochronie danych osobowych.
  5. Podpowierzenie (Subprocesorzy): Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z infrastruktury niezbędnych podwykonawców (subprocesorów). Usługodawca zapewnia, że na subprocesorów nałożone są obowiązki ochrony danych równe lub ostrzejsze od określonych w niniejszym Regulaminie, oraz ponosi wobec Użytkownika odpowiedzialność za wywiązanie się subprocesorów z tych obowiązków jak za działania własne. Aktualna lista obejmuje:
    1. Supabase, Inc. (infrastruktura bazy danych PostgreSQL, obsługa logowania i przechowywania nagrań),
    2. ElevenLabs, Inc. (logika asystenta AI, analiza języka naturalnego, rozpoznawanie i synteza mowy w czasie rzeczywistym),
    3. Twilio Inc. (usługi telekomunikacyjne, routing połączeń głosowych i dostarczanie numerów telefonów),
    4. Vercel Inc. (hosting infrastruktury serwerowej i przetwarzanie zapytań API),
    5. Google LLC (obsługa infrastruktury Google Calendar API w celu zarządzania kalendarzem),
  6. Transfer danych poza EOG: Z uwagi na korzystanie z subprocesorów wskazanych w ust. 5, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (w tym do USA). Usługodawca oświadcza, że taki transfer odbywa się z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO, w szczególności w oparciu o zatwierdzone Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zawarte z tymi podmiotami, Wiążące Reguły Korporacyjne (BCR) lub w oparciu o ich uczestnictwo w ramach ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework - DPF).
  7. Usługodawca poinformuje Użytkowników (np. drogą mailową) o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych subprocesorów przetwarzających dane. Użytkownik ma prawo wyrazić sprzeciw wobec takich zmian w terminie 14 dni. Zgłoszenie sprzeciwu jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy o świadczenie usług przez Użytkownika z ważnego powodu.
  8. Prawo do audytu: Usługodawca udostępnia Użytkownikowi na jego żądanie wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO. Usługodawca umożliwia Użytkownikowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji. Z uwagi na zdalny i zautomatyzowany charakter usług SaaS, prawo to realizowane jest w pierwszej kolejności poprzez udostępnienie stosownej dokumentacji bezpieczeństwa. Pełny, fizyczny lub techniczny audyt systemów (on-site) jest możliwy wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu jego zakresu, procedur oraz pokryciu kosztów jego przeprowadzenia przez Użytkownika.

§ 9. Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów prawa, rozwój funkcjonalności Serwisu, zmiana subprocesorów). O istotnych zmianach Użytkownicy posiadający aktywny abonament zostaną poinformowani e-mailowo z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
  2. Użytkownik będący Konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych, polubownych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Zasady dostępu do tych procedur dostępne są u powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, Wojewódzkich Inspektoratach Inspekcji Handlowej oraz na stronach internetowych Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).
  3. Konsumenci mają również prawo do skorzystania z unijnej platformy internetowego systemu rozstrzygania sporów (platforma ODR), dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/consumers/odr.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz Ustawy o prawach konsumenta. W przypadku Użytkowników B2B, sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.